Der nächste Bereich in MaxBulk Mailer ist der Empfängerbereich und auf der Hand liegend ist dies der Bereich, in dem Sie Empfänger hinzufügen können, an die Sie personalisierte E-Mails schicken wollen. Sie können die Daten entweder ganz einfach in Maxbulk Mailer eingeben oder Sie werden sie, was mehr als wahrscheinlich ist, aus einer anderen Anwendung wie FileMaker Pro oder Excel importieren.
Die Datensätze zeigen zunächst die Spalten Vornamen, Nachname, Firma und E-Mail-Adresse, gefolgt von den 20 optionalen Feldern (nur Pro). In der allerersten Spalte von links können Sie mit Hilfe einer Checkbox jeden Eintrag individuell aktivieren oder deaktivieren. Zusätzlich zeigt diese Spalte auch die Nummer des Eintrags und ein Icon, das den Sendestatus kennzeichnet.
Datensätze hinzufügen, deaktivieren und löschen
Um einen neuen Empfänger hinzuzufügen, drücken Sie auf dieTaste "Hinzufügen" (+ Icon) und geben die Details direkt in der Liste ein. Um Einträge zu entfernen, wählen Sie sie aus und drücken die Taste "Entfernen" (- Icon). Beachten Sie, dass es fast nie eine gute Listenpflegestrategie ist, Empfänger zu löschen, die sich von Ihrem Newsletter abgemeldet haben, da Sie sie vielleicht später aus Versehen wieder eintragen. MaxBulk Mailer ermöglicht Ihnen, abgemeldete Empfänger zu deaktivieren, indem Sie einen oder mehrere Empfänger auswählen und 'Anmelden' oder 'Abmelden' im Kontextmenü der Liste aufrufen. Abgemeldete Empfänger werden deaktiviert und bleiben auf Ihrer Liste, so dass Sie sie später nicht noch einmal hinzufügen können. Sie können sie aber jederzeit wieder anmelden.
Einen Datensatz bearbeiten
Doppelklicken Sie auf das Icon eines Eintrages, um den Editor aufzurufen oder doppelklicken Sie in eine Zelle, um den Inhalt direkt in der Liste zu editieren. Wenn Sie mit dem Editor arbeiten, können Sie zwischen den Datensätzen hin und her navigieren, indem Sie die Schaltfächen 'Vorheriger' und 'Nächster' verwenden. Drücken Sie gleichzeitig die Befehls- oder Kontrolltaste, um sich in 10-er Schritten vorwärts oder rückwärts zu bewegen und die Umschalttaste + Befehls- oder Kontrolltaste für noch größere Schritte (Anzahl Listeneinträge / 25). Sie können auch ihr Mausrad an einer beliebigen Stelle im Fenster benutzen, um in Ihrer Liste vor und zurück zu navigieren. Sie können auch mehrere Empfänger auf einmal bearbeiten, so wie Sie es bereits mit Songs in iTunes tun. Das ermöglicht Ihnen, die gemeinsamen Daten für eine Gruppe von Empfängern einzustellen oder Spalten zu löschen. Sie brauchen nur mehrere Einträge in Ihrer Liste auszuwählen und anschließend 'Bearbeiten' aus dem Kontextmenü der Liste aufzurufen. Ihnen wird dann ein neues Mehrfachbearbeitungs-Fenster, sehr ähnlich dem in iTunes, angezeigt, und tatsächlich arbeitet es auch überwiegend wie Apple iTunes. Nur markierte Felder/Spalten werden über die gesamte Auswahl hinweg geändert. Ein Feld wird markiert sobald Sie es ändern.
Vorübergehendes Deaktivieren von Datensätzen
Um den überblick über jeden Empfänger zu behalten, ermöglicht MaxBulk Mailer Ihnen, jeden Eintrag individuell freizugeben oder zu sperren. Standardmäßig sind alle Einträge aktiviert. Entfernen Sie den Haken neben jedem Empfänger, an den Sie keine Nachricht schicken wollen oder aktivieren/deaktivieren Sie mehrere durch Auswahl. Diese Funktion ist für spezielle Versandvorgänge vorgesehen. Um einen Empfänger aufgrund eines Abmeldeantrags zu deaktivieren, benutzen Sie die Funktion 'Abmelden'.
Werkzeugmenü
Benutzen Sie das Werkzeug-Menü oder das Kontextmenü der Liste, um Empfänger mit "Gesendet" oder "Nicht gesendet" zu kennzeichnen und ebenfalls um sie an- oder abzumelden. Mit Hilfe derselben Menüpunkte können Sie Einträge abhängig von ihrem Status auswählen oder sie alle entfernen.
Listenmanagement
Die gesamte Listenverwaltung wird mit Hilfe des Aufklappmenüs für Listen und der Taste "Sichern" auf der echten Seite durchgeführt. Wenn Sie das erste Mal einer Liste Einträge hinzufügen, besteht der zweite Schritt aus dem Sichern dieser Liste über den Menüpunkt "Sichern der aktuellen Liste als ...", Sie vergeben einen Namen und sichern. Dann werden Sie Ihre Liste als ausgewählt gekennzeichnet sehen. Jedes Mal, wenn Sie neue Einträge hinzufügen, drücken Sie die Taste "Sichern", wenn Sie diese änderungen in der Liste sichern wollen. Jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht an eine Liste schicken wollen, wählen Sie diese einfach im Aufklappmenü aus. Sie können so viele Listen wie nötig anlegen und alle sind über das Aufklappmenü verfügbar. Um einer beliebigen Liste neue Einträge hinzuzufügen, wählen Sie sie wiederum zunächst im Aufklappmenü aus. Um eine Liste zu löschen, wählen Sie sie zuerst aus und und rufen dann 'Aktuelle Liste entfernen' aus demselben Aufklappmenü aus. Beachten Sie, dass gelöschte Listen nach '~/Dokumente/Maxprog/MaxBulk Mailer/Trash' bewegt werden, so dass sie wieder hergestellt werden können.
Listen mischen
Sie haben die Möglichkeit, vorübergehend mehrere Empfängerlisten zu mischen. Es ist eine sehr einfache Methode, eine Nachricht an mehrere Listen auf einmal zu senden und dabei Duplikate zu vermeiden. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Listen beliebig zu mischen und Duplikate automatisch entfernen zu lassen, um Nachrichten ad hoc zu verschicken oder die Ergebnisliste zu sichern. Alles was Sie brauchen sind mindestens zwei Listen. Wählen Sie dann den Menüpunkt 'Mehrere Listen' aus dem Listen-Aufklappmenü und markieren Sie die Listen, die Sie mischen wollen. Wenn Sie die Markierung einer Liste wieder rückgängig machen, werden die Empfänger auch aus der Ergebnisliste entfernt. Wenn Sie Listen auswählen, werden die Empfänger, die zu den Listen gehören, ebenfalls ausgewählt. Wenn Sie fertig sind, können Sie einfach normal senden oder die neue Liste sichern.
Schnellauswahl (nur Pro)
Klicken Sie auf das Aufklapp-Dreieck links neben dem Aufklappmenü zur Listenauswahl, um die Schnellauswahl angezeigt zu bekommen. Die Schnellauswahl ermöglicht es Ihnen, Einträge, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, auszuwählen, abzuwählen, zu aktivieren oder zu deaktivieren. Z.B. könnten Sie Empfänger nur dann aktivieren, wenn sie einen bestimmten Status haben, oder Sie könnten nur Empfänger einer bestimmten Domäne aktivieren.
Sortieren
Wie gewohnt können Sie Spalten sortieren, indem Sie auf ihre überschrift klicken, aber Sie können E-Mail-Adressen auch nach Domänen sortieren, indem Sie mit gedrückter ALT- oder Befehlstaste auf die E-Mail-Spaltenüberschrift klicken oder nach Empfängerstatus, indem Sie mit gedrückter ALT- oder Befehlstaste auf die Versand-Spaltenüberschrift klicken.
MaxBulk unterstützt verschiedene Importtypen und kümmert sich für Sie um fehlerhafte E-Mail-Adressen und doppelte Einträge. Beachten Sie, dass das überprüfen von Duplikaten in den Einstellungen deaktiviert werden kann. Ein Bericht wird direkt nach dem Import angezeigt, falls Fehler entdeckt wurden.
Aus einer Textdatei importieren
Um Daten aus einer anderen Datenbank-Anwendung zu importieren, müssen Sie diese zunächst in einem der verbreiteten Datenbank-Formate wie durch Tabs getrennten Text oder durch Kommas getrennten Text exportieren. Wenn die Daten in einem Format vorliegen, das MaxBulk Mailer verarbeiten kann, klicken Sie einfach auf die Taste 'Import', wählen in der Dialogbox die Datei aus und klicken auf 'öffnen'. Es wird Ihnen dann ein Schirm angezeigt, auf dem Sie alle Felder, die die Datei enthält, sehen können. Sie können das Aufklappmenü für Feldtrennzeichen benutzten, um das richtige Format auszuwählen und eine Vorschau der eigentlichen Daten zu erhalten. Sie können die Pfeile nach links und rechts in der linken oberen Ecke benutzen, um durch jeden Datensatz zu blättern.
MaxBulk hilft Ihnen während des Importvorgangs, indem es Ihnen ermöglicht die Daten so zu importieren, wie Sie sie brauchen, d.h. die Felder die Sie tatsächlich benötigen in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge, wobei eines der folgenden vier Trennzeichen verwendet werden kann: Tab, Komma, Doppelpunkt oder Semikolon. Die Reihenfolge Ihrer Datenbankfelder korrespondiert höchstwahrscheinlich nicht mit der Reihenfolge wie MaxBulk Mailer sie braucht. Markieren Sie einfach ein Feld, klicken Sie so oft auf die Pfeile nach oben und unten auf der rechten Seite bis die Felder übereinstimmen und wiederholen Sie diesen Vorgang so oft wie nötig. Sie können sich die Daten in der Datei anschauen, um sicher zu gehen, dass sich jedes Feld an der erwarteten Stelle befindet. Wenn Sie alle Felder zusammengestellt und sorgfältig überprüft haben, klicken Sie auf 'Import' und Ihre Daten werden importiert.
Beachten Sie: Denken Sie daran, dass das E-Mail-Feld eine Mail-Adresse enthalten muss, d.h. wenn keine E-Mail-Adresse gefunden wird, wird der Eintrag nicht hinzugefügt. MaxBulk Mailer ermöglicht Ihnen die aktuellen Importeinstellungen für den späteren Gebrauch zu sichern. Benutzen Sie einfach das Aufklappmenü für Importeinstellungen, um Importeinstellungen zu erstellen, zu öffnen oder zu löschen.
Drag'n'drop
Wenn Sie eine Datei direkt auf die MaxBulk Empfängerliste ziehen, stellen Sie sicher, dass es ein durch Tabs getrennter Text ist, mit dem Vornamen des Empfängers als erstes Feld, dann dem Nachnamen, Firma, E-Mail-Adresse und alle optionalen Felder (nur in der Pro-Version):
Wenn Sie dieses Format nicht einhalten, wird eine Analyse gestartet und die E-Mail-Adressen werden aus dem Text extrahiert.
Aus der Zwischenablage einsetzen
Sie können Empfänger auch aus der Zwischenablage importieren. Kopieren Sie lediglich Ihren Text und wählen Sie dann Einfügen Spezial aus dem Editier-Menü. Das einzuhaltende Format ist dasselbe wie oben. Sie können z.B. Spalten aus einer Excel-Tabelle kopieren und sie in MaxBulk einsetzen. Die erste Spalte sollte der Vorname sein, dann der Nachname, Firma und E-Mail-Adresse.
Aus reinem Text
Diese Option erlaubt Ihnen unformatierten Text einzusetzen und veranlasst MaxBulk, die E-Mail.Adressen zu extrahieren. Sie brauchen sich an kein Format zu halten. Es könnte z.B. eine Ansammlung von durch Kommas getrennter E-Mail-Adressen sein:
Aus Apple Mail, Microsoft Entourage, Eudora und PowerMail
Sie können E-Mail-Adressen aus Ordnern, die man zusammen mit den Anwendungen Apple Mail, Microsoft Entourage, Eudora und PowerMail vorfindet, extrahieren. Wählen Sie lediglich den entsprechenden Menüpunkt nach dem Drücken der Taste "Import" oder den Menüpunkt 'Datei | Empfänger importieren'.
Schauen Sie sich die Import FAQ an, um mehr Informationen darüber wie man Adressen aus dem Entourage-Adressbuch importiert, zu erhalten.
Aus dem Mac OS X Adressbuch und Now Contact
Hier können Sie Einträge aus dem Mac OS X Adressbuch und Now Contact importieren. Beachten Sie, dass MaxBulk auch das Importieren von VCARDs unterstützt. Sie können auf einfache Weise Empfänger hinzufügen, indem sie einen oder mehrere Einträge aus dem Mac OS X Adress-Buch auf MaxBulk ziehen.
Aus einer fernen Datenbank (nur Pro-Version)
Importiert Datensätze aus einer fernen mySQL- oder postgreSQL-Datenbank. In beiden Fällen müssen Sie den Hostnamen, die Port-Nr., falls er vom Standardport (mySQL:3303, postgreSQL:5432) abweicht, den Benutzernamen und das Kennwort, den Datenbank-Namen, die Anzahl der Spalten, die Ihre Abfrage zurück gibt und die Abfrage übergeben. Sie müssen die erwarteten Cursor-Spalten mit denen von MaxBulk abgleichen, so dass die Daten an den richtigen Stellen eingefügt werden. Wenn die Rückmeldung nicht in ASCII erfolgt, können Sie eine Kodierung auswählen, ebenso könnnen Sie auf doppelte Datensätze prüfen lassen. Beachten Sie, dass ein ferner Server so konfiguriert sein kann, dass er Anfragen nur von Scripten akzeptiert, die auf dem selben Server laufen. Kontaktieren Sie Ihren Provider, wenn Sie es nicht schaffen, Zugriff von MaxBulk aus zu bekommen.
Stapelverarbeitung
• Um mehrere Adressen auf einmal aus einer Liste zu entfernen, erstellen Sie eine reine Textdatei mit Namen 'DELETE', fügen alle Adressen hinzu, die Sie entfernen möchten, sichern die Datei und ziehen sie auf die Liste in MaxBulk Mailer, um sie abzuarbeiten.
• Um mehrere Adressen auf einmal von einer Liste abzumelden, erstellen Sie eine einfache Textdatei mit Namen 'UNSUBSCRIBE' (oder 'ABMELDEN'), fügen alle Adressen hinzu, die Sie abmelden möchten, sichern die Datei und ziehen sie auf die Liste in MaxBulk Mailer, um sie abzuarbeiten.
• Um Adressen aus einer Liste zu behalten, erstellen Sie eine reine Textdatei mit Namen 'KEEP', fügen alle Adressen hinzu, die Sie behalten möchten, sichern die Datei, und ziehen sie auf die Liste in MaxBulk Mailer, um sie abzuarbeiten.
Alle anderen E-Mails werden entfernt.
Eine Liste exportieren
Um eine Liste zu exportieren, wählen Sie den Menüpunkt 'Datei | Empfänger exportieren'. Sie können die Spalten auswählen, die Sie exportieren wollen, und ihre Reihenfolge bestimmen. Beim Trennzeichen können Sie ebenfalls zwischen Tabulator, Komma, Punkt und Semikolon wählen und Sie können die Textkodierung festlegen. Als Ergebnis können Sie die Ausgabedatei vollständig auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden.
Cc und Bcc
Cc steht für 'Carbon Copy' und ermöglicht Ihnen, eine Kopie jeder Nachricht an einen oder mehrere Adressen zu senden. Bcc steht für 'Blind Carbon Copy', das bedeutet dasselbe wie Cc, nur dass die Adressen den anderen Empfängern verborgen bleiben. Eine Kopie jeder Nachricht bedeutet, dass wenn Sie an 2.500 Empfänger senden und in Cc oder Bcc sich selbst eingetragen haben, Sie 2.500 Kopien erhalten würden. Im Falle von Nachrichten mit personalisierten Platzhaltern würden Sie sie so erhalten wie der tatsächliche Empfänger sie erhalten würde. Diese neue Funktion ist in die Schnellauswahl eingebettet, um sie zu sehen klicken Sie also auf das Aufklapp-Dreieck links neben dem Aufklappmenü zur Listenauswahl.
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