Pubblicare una Newsletter - Considerazioni particolari

La posta elettronica è semplicemente il metodo più economico per comunicare con i propri clienti; e se fatta con criterio, i clienti attendono con ansia di ricevere i tuoi messaggi. L'importante è essere certi di stare inviando un messaggio che desti l'interesse dei clienti esattamente quando essi vogliono riceverlo.

Lascia Liberi i tuoi Iscritti
Nel puro caso in cui non sei riuscito a cogliere l'interesse di qualche tuo iscritto alla newsletter, sei tenuto ad inserire nel messaggio un modo per richiederne la cancellazione. Poiché la gente è molto scettica sulle informazioni di cancellazione sui messaggi, assicurati che tutte le istruzioni funzionino e funzionino in modo visibile. Ad esempio, se le istruzioni indicano di inviare un messaggio all'indirizzo [email protected], accertati che l'indirizzo funzioni ed organizzati in anticipo per inviare un messaggio automatico di risposta a conferma che la richiesta di cancellazione è andata a buon fine. Se fornisci ai tuoi lettori un modulo Web per richiedere la cancellazione, fai in modo che non facciano clic più di una o due volte per uscire dalla lista. I clienti non vogliono avere la conferma della cancellazione leggendo caratteri minuscoli. Per questa ragione ti suggeriamo di trovare spazio in ogni messaggio per un link che includa l'indirizzo a cui inviare con un clic la richiesta di estromissione dalla lista.

Sai Quello che Vuoi

Come Inviare
Ci sono tre modi per poter inviare un messaggio di posta elettronica ad un gruppo di persone senza che ciascun destinatario veda l'indirizzo degli altri riceventi (un requisito assolutamente essenziale per una newletter che si rispetti):

1.- Inviare un messaggio unico a ciascun destinatario usando il server SMTP regolare (simple mail transfer protocol). Se devi inviare oltre 200 messaggi, l'operazione potrebbe essere molto lenta se non usi uno strumento automatico come MaxBulk Mailer. Alcuni server di posta sono configurati in modo tale da evitare un accesso non autorizzato e richiedono di verificare il messaggio prima dell'invio. Se il tuo server è configurato in questo modo, assicurati di controllare la posta sulla casella in uscita prima di tentare l'invio della newsletter.
2.- Utilizzare il software del server SMTP per inviare un messsaggio unico per ciascun destinatario. Questo software aggira il tuo server di posta usato regolarmente ed è molto più veloce. Per poter utilizzare il software del server SMTP, devi poter avere l'accesso alla porta 25 solitamente bloccato dai principali ISP. Se possiedi una connessione diretta a Internet, controlla che il firewall abbia la porta 25 aperta. Se non riesci ad accedere alla porta 25 per qualunque ragione, controlla che lo strumento selezionato permetta di inviare tramite il server SMTP del tuo ISP.
3.- Inviare un messaggio a tutti i destinatari in una sola volta (o in gruppi da 50) inserendoli in copia nascosta. Io scoraggio molto l'invio di posta in questo modo. La gente molto impegnata che riceve molta posta spesso dispone di filtri impostati sulla propria Posta in Arrivo. Nulla di più semplice che considerare degli spam tutti i messagg ricevuti in copia nascosta o spostarli direttamente nella posta eliminata. Il 99% dei messaggi ricevuti in copia nascosta è spam ed il restante 1% è rassegna stampa di società che non si rendono conto, proponendosi in questo modo, di passare per dilettanti.

Strumento di Progettazione dell'HTML in Dotazione?
Alcuni strumenti offrono già la funzionalità del progetto di una newsletter. In alternativa si potrebbe utilizzare uno strumento di progettazione dell'HTML come Golive, Dreamweaver o Freeway. Se stai pensando di usare lo stesso design del tuo sito Web, o hai intenzione di inviare un semplice testo, non dovresti avere bisogno di alcuno strumento per la progettazione.

Se stai pensando di inviare messaggi HTML, accertati di aver ben compreso come fare affinché lo strumento di cui disponi converta il tipo MIME in HTML/testo se non vuoi che tutti ricevano una copia dell' HTML al posto dell'HTML originale prodotto nella newsletter. Da questa fonte arrivano i test.

Il contenuto Multiplo/Alternativo
Il contenuto di tipo multiplo/alternativo consente di inviare un messaggio a tutti in modo tale che gli indirizzi abilitati a leggere una mail di testo ricco riceveranno la versione corretta e quelli abilitati a leggere mail di solo testo riceveranno soltanto il testo. Non esiste un software che permetta di inviare messaggi multipli/alternativi in modo da non dover avere bisogno di inviare una duplice versione.

Eliminare i Mittenti Bloccati
A seconda del modo in cui conservi la lista degli indirizzi degli iscritti, potresti avere bisogno di tenere una lista separata di tutte le cancellazioni. In alternativa, potresti cancellare gli indirizzi dalla lista degli iscritti non appena ricevi la richiesta di cancellazione. Ci sono in commercio alcuni strumenti che consentono di contrassegnare alcuni indirizzi come bloccati o come indirizzi a cui non inviare. eMail Extractor ti offre anche la possibilità di tenere sotto controllo le cancellazioni e i messaggi non recapitati e di prenderne gli indirizzi. Se è tua intenzione gestire la posta interamente con un software già pronto all'uso, le sue funzioni possono aiutarti ad evitare di inviare un messaggio per la seconda volta ad un destinatario che ha fatto richiesta di cancellazione dalla tua lista.

Rispondi A e Ricevi Da a Confronto
Amiamo essere messi nelle condizioni di tenere distinti e separati gli indirizzi da inserire nella casella Rispondi A da quelli da digitare nella casella Ricevi Da. Gli indirizzi della casella Ricevi Da sono usati automaticamente per restituirti i messaggi non recapitati. Se hai intenzione di inviare messaggi ad oltre 100 indirizzi, e non hai verificato gli indirizzi così come suggerito nella sezione 3, probabilmente vuoi configurare un indirizzo separato da usare come indirizzo della casella Ricevi Da, come ad esempio [email protected]. I messaggi non recapitati vanno a finire nell'indirizzo della casella Ricevi Da, mentre le risposte vere e proprie convogliano nell'indirizzo della casella Rispondi A. è preferibile controllare l'indirizzo rifiutato prima di procedere con un altro invio e procedere quindi alla sua eliminazione dalla lista.

Impostare Codici o Indirizzi Unici nei Messaggi
Puoi corredare i messaggi di codici identificabili in modo unico affinché tu possa creare dei link alle cancellazioni oppure avere traccia di chi apre i messaggi. Questo suggerimento è molto importante e sicuramente lo apprezzerai...

Prima di Inviare ...
Un vecchio proverbio dice che è più facile chiedere perdono che chiedere un permesso. Se in genere ci uniformiamo a questa filosofia, in questo caso specifico ti invitiamo con urgenza a contattare il tuo ISP o chiunque gestisca il tuo server e/o domino di posta elettronica prima di partire con il primo invio e a spiegargli le tue intenzioni. Se qualche destinatario dei tuoi messaggi è un tuo concorrente, potrebbe sollevare un polverone e potenzialmente potrebbe richiedere la cancellazione dai servizi offerti dal tuo hosting dominio . Alcuni ISP si comportano molto severamente se hanno la sensazione che abbiano a che fare con degli spam. Se li contatti con largo anticipo e riesci a parlare con qualcuno che ricopre una posizione autorevole del tuo progetto, di come hai ottenuto la lista, delle procedure di cancellazione, ecc., prima di inviare il messaggio, qualsiasi reclamo avanzato dai destinatari sarà giudicato con toni più moderati. Alcuni destinatari potrebbero essere alquanto inquieti di aver ricevuto un tuo messaggio non richiesto che crea loro effettivamente dei problemi. Altri potrebbero scrivere all'indirizzo [email protected], lamentandosi del tuo messaggio. Altri ancora potrebbero vedere chi ospita il tuo dominio attraverso WHOIS sul sito di Network Solution e contattarli direttamente per un reclamo.

Vi sono tuttavia delle probabilità che nessuno si alteri nel ricevere i tuoi messaggi, non certo ci si può ritenere offesi ad ogni spam ricevuto. Eppure le conseguenze della cancellazione dell'hosting dominio sono estremamente gravi. Se possiedi una connessione diretta al Web, non preoccuparti. Se però ti affidi ad una società che ospita il tuo sito o la tua posta, usa tutte le armi per farteli alleati prima che chi non vuole essere incluso nella tua lista sparga la voce sul tuo comportamento poco etico.

Testare Prima di Inviare
Incomincia con l'importazione (o creazione) del messaggio, quindi invialo a te stesso su due indirizzi diversi: ad esempio uno Yahoo oppure Hotmail e l'altro che controllerai usando Outlook Express o un altro indirizzo di posta standard. Controlla che entrambi sembrino validi e che i link e la grafica funzionino. Quando sei sicuro che tutto è perfetto invia pure. Anche se non sarai sicuramente il primo ad inviare una newsletter soltanto per dover reinviare per mancato funzionamento dei link, sono certo che non vuoi che ciò diventi un'abitudine.

Monitorare i Risultati
Puoi contare quante persone aprono la tua newsletter e perfino andare nel dettaglio di chi sono.