Como publicar un boletín electrónico - Aspectos a tener en cuenta

El e-mail es sencillamente la forma más barata de comunicarse con los clientes, y si lo hace correctamente, esperarán recibir sus mensajes. Lo importante es saber que está enviando algo que interesa a sus clientes, y no debería de enviarlo más a menudo de lo que ellos deseen.

Decir adiós a mis clientes
Por si acaso estaba equivocado respecto al interés que sus clientes pudieran tener en su boletín, debería incluir un método para darse de baja en sus mensajes. La gente suele ser muy escéptica acerca de estos métodos, así que asegúrese que, sea cual sea el método que utilice, éste funcione de forma visible. Por ejemplo, si el método consiste en enviar un mensaje a darse_de_baja@por_la_web.com, asegúrese de que dicha dirección funcione, y configúrela para enviar respuestas automáticas confirmando que la solicitud de baja ha sido procesada con éxito. Si el método consiste en un formulario en la web, no les obligue a hacerlo más de una o dos veces para darse de baja. Sus clientes no querrán tener que leer la letra pequeña para darse de baja. Le sugerimos que incruste un enlace en cada mensaje que incluya la dirección del cliente, de forma que se puedan dar de baja con un simple clic.

Sepa lo que quiere

Como enviar
Existen varias formas para enviar e-mails a un grupo de personas de forma que cada uno de ellas no vea la dirección de los otros destinatarios, algo esencial para un buen boletín:

1. Enviar un único mensaje a cada uno de los destinatarios usando un servidor SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) corriente. Si tiene unos 200 mensajes que enviar, esto podría tardar mucho, a menos que utilice una herramienta automática como MaxBulk Mailer. Ciertos servidores de correo están configurados para evitar el uso no autorizado y requieren que reciba su correo antes de enviar. Si el suyo está configurado así, asegúrese de recibir su correo antes de enviar su boletín.

2. Usar un software que haga de servidor SMTP para enviar un único mensaje a cada destinatario. Usando un software de este tipo evita su servidor SMTP habitual, así que es mucho más rápido. Para usar este tipo de software necesita acceso al puerto 25, bloqueado en la mayoría de proveedores de internet. Si dispone de una conexión directa a Internet, compruebe que el puerto 25 de su cortafuegos esté abierto. Si no consigue pasar por el puerto 25 por cualquier razón, verifique que el software que está usando le permite enviar correo mediante el servidor SMTP de su proveedor de internet.

3. Enviar un mensaje a todos los destinatarios a la vez (o en grupos de 50) usando Cco (Copia en carbón oculta). No le recomiendo hacerlo de esta forma. Las personas muy ocupadas, que reciben mucho correo, suelen usar filtros para ordenar sus buzones. Resulta muy fácil mandar todo el correo Cco directamente a una carpeta de correo basura o directamente a la basura. El noventa y nueve por ciento de todo el correo Cco es spam, y el resto son comunicados de prensa de empresas que no se dan cuenta de que el Cco es de aficionados.

¿Una herramienta con diseño HTML integrado?
Algunas herramientas ofrecen adicionalmente el diseño de boletines. La alternativa es usar una herramienta de diseño de HTML como Golive, Dreamweaver o Freeway. Si planea utilizar el mismo diseño que el de su página web, o usar texto llano, probablemente no vaya a necesitar la herramienta incorporada.

Si va a enviar e-mails en formato HTML, asegúrese de entender cómo configurar la herramienta que utilice para ajustar el tipo MIME en HTML/text, o todos recibirán su código HTML en lugar de HTML traducido como su boletín. Aquí es donde empiezan las comprobaciones.

Multipart/Alternative
El tipo de contenido multipart/alternative, le permite enviar un mensaje a todo el mundo de manera que los programas de correo capaces de mostrar texto formateado (RTF) podrán ver la versión correcta, y los que solo son capaces de mostrar texto llano también puedan leer el texto. No existe ningún software que le permita enviar e-mail en multipart/alternative de una forma que reemplace la necesidad de enviar dos versiones diferentes.

Eliminar remitentes dados de baja
Dependiendo del método que utilice para gestionar su lista de direcciones, puede que necesite tener una lista de gente que se ha dado de baja. La alternativa es eliminar a la gente de su lista de suscriptores a medida que se dan de baja. Algunas herramientas le permiten marcar direcciones como bloqueadas o "no enviar". eMail Extractor incluso le permite verificar su lista de bajas y mensajes rebotados, y extraer las direcciones. Si tiene planeado gestionar su lista con un único paquete de software, esto le evitará enviar otro mensaje a alguien que se haya dado de baja.

Direcciones "Responder a" y "De"
Nos gusta tener la posibilidad de usar diferentes direcciones para "Responder a" y "De". La dirección "De" se usa automáticamente para devolver el correo fallido. Si usted piensa enviar a más de 100 direcciones, y no ha verificado dichas direcciones tal y como mencionamos en la tercera parte, probablemente querrá crear una cuenta de correo aparte para usar como dirección "De", como por ejemplo boletin@por_la_web.com. Los mensajes que reboten irán a la dirección "De", las respuestas de sus destinatarios irán a la dirección "Responder a". Probablemente quiera comprobar los mensajes devueltos antes de su próximo envío para limpiar su lista de direcciones.

Incrustar códigos o direcciones en los mensajes
Puede optar por incrustar códigos únicos e identificables en los mensajes, de forma que pueda crear enlaces para darse de baja o saber quien abrió los mensajes. ésta es una característica importante que valorará.

Antes de enviar
Hay un viejo proverbio que dice que es más fácil pedir perdón que pedir permiso. Aunque solamos adherirnos a esta filosofía, en este caso concreto, le conviene contactar con su proveedor de internet o quienquiera que gestione su servidor de correo o dominio antes de hacer su primer envío y explicarles lo que está haciendo. Si alguien que recibe su mensaje no le hace ninguna gracia puede armarla e incluso cancelar su servicio de dominios o hosting. Algunos proveedores luchan encarecidamente con lo que ellos creen que es spam. Si contacta con ellos con tiempo y habla con alguien en una posición de autoridad acerca de lo que está haciendo, cómo consiguió su lista, sus procedimientos en cuanto a bajas, etc. antes del primer envío, entonces cualquier queja que puedan recibir de los destinatarios serán estudiadas con más detenimiento. Algunos destinatarios pueden estar tan enfadados por recibir correo no solicitado que podría causarle problemas a usted. Algunos puede que escriban a [email protected], quejándose por su mensaje. Otros puede que vean quien aloja su dominio, cosa que se puede hacer mediante un WHOIS en la web de Network Solutions, y contactar con ellos directamente para quejarse.

Lo más probable es que nadie se enfade tanto por su mensaje, no pueden dedicar tanto tiempo a cada mensaje de spam que reciben. Pero las consecuencias de que se cancele el alojamiento de su dominio son muy graves. Si tiene una conexión directa a la web, no tiene de que preocuparse. Pero si depende de otra compañía para alojar su web o su e-mail, entonces trate de aliarse con ellos antes de que oigan, de alguien que no quiere figurar en su lista, lo poco ético que es usted.

Probar antes de enviar
Empiece por importar o crear el mensaje y envíeselo a usted mismo a dos cuentas diferentes, por ejemplo, una de Yahoo o Hotmail y otro que controle desde Outlook Express u otro programa de correo estándar. Asegúrese de que todos se reciben como deben y que todos los enlaces y gráficos funcionan correctamente. Cuando esté seguro de que es perfecto, envíelo. Aunque no sería usted el primero en tener que reenviar un boletín porque los enlaces no funcionan, conviene que no se acostumbre.

Supervisar los resultados
Puede contar cuanta gente abre su boletín o incluso quien lo abre.